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《 整理成功學 》

 

更新日期: 2008-08-12 記者:文 黃梅琴

比爾.蓋茲曾說,「收集、管理和使用資訊的方式,決定輸贏。」

穿過的衣物滿地丟、沒洗襪子堆成一團,房間猶如垃圾場,辦公桌上被文件淹沒……,不論是《交響情人夢》中的野田妹,《魚干女》「小瑩」,或者日本綜藝節目中需要被拯救的超恐怖房間擁有者,「亂」已經是一個值得探討的現代社會通病或文化現象。

A messy desk, a confused mind」(一張雜亂的書桌,代表一顆困惑的心),這句充滿哲理的話,出自已故的石油金融大亨洛克斐勒,也是他評價旗下主管能力的重要標準之一。

成大事先揪出細節魔鬼

整理,就是決定人、事、物的順序,決定「取捨」和「輕重緩急」、考驗邏輯判斷力、決策能力、執行力和毅力。

「會整理的人不一定成功,但不會整理的人一定不成功。」前永豐金控
執行長、榮林企管顧問公司執行長盧正昕就是洛克斐勒的「信徒」;他主張要把「整理」昇華為「管理」,不必刻意整理,而是融入平常生活,把乾淨整齊變成自己的生活品味。

美商惠氏藥廠總裁王文德也把辦公室整理術視為「企業文化」,任何時間去突擊檢查惠氏的辦公室,每張辦公桌上一定乾乾淨淨,不要說亂堆的文件了,連隻字片紙都不會留在桌上或電腦上。

古語雖然說:「成大事者不拘小節」,但是當雜亂過多的物品,造成壓力緊張、無法專注和心情沉重時,當然很難快樂、成功、有生產力和滿足,更難有效率,所以成大事者「必」拘小節,而「魔鬼」就在細節中。

 

 

 

 

 

更新日期: 2008-08-12 記者:文 黃梅琴

 

翻箱倒櫃找東西最費時

 

盧正昕、王文德靠著數十年如一日的良好整理生活習慣,要找幾年前的演講稿、照片或名片檔案,全都難不倒他們,三秒鐘之內就搞定。

許多上班族常常抱怨,「我的時間根本不夠用!」卻忽略了最浪費時間的事就是「翻箱倒櫃找東西」,例如臨時想打電話給某人,卻發現「電話簿不見了!」之前收到的名片也不知道放哪兒去了!開始翻箱倒櫃,抽屜開了又關,關了又開,原本兩分鐘能搞定的事,花了十多分鐘才解決。

想要開始工作,卻發現「這個不見了,那個下落不明」,結果在真正展開工作前就已經耗費了許多時間,甚至還會搞到意興闌珊,當然工作就做得二二六六、丟三落四的。或者進行到一半得找某樣東西,原本的專注力就會分散,效率當然會被拖累,因而耽誤進度,事倍功半。

今年初,一本叫做《給回過神來已發現桌上成了一團亂的人》的書,引起日本社會的注目及議論,這本書裡寫道:「商務人士平均每天會收到一百九十條資訊,而一年中光是為了找東西而翻箱倒櫃,竟然就浪費了一百五十個小時。」
 一百五十個小
時差不多等於一個月的工作時間。再不想整理的人,看到這個數據之後,大概也會開始認真思考吧!

 

 

 

更新日期: 2008-08-12 記者:文 黃梅琴

 

學會整理第一步丟東西

 

整理的第一要務,就是要捨去「不要的東西」,才會空出時間和空間;但每個人都會想,「這件太緊的牛仔褲不能丟,說不定有一天會瘦下十公斤」,「那些啦啦隊用的彩球,是你生命中最精采時光的紀念,還有祖母留下來的杯子、碗盤……等」,總以為不丟東西是惜物,直到有一天被雜物壓得喘不過氣,才明白這種渴望擁有很多的需求,得付出極大的代價。

孩子們因為家裡東西太多、空間太擠,無法集中精神;逾期未付的帳單和過度的購買,也造成家中財務緊繃;家人因為各執所愛不願割捨,導致爭吵不斷;即使花幾千萬元買下更大的房子,也淪為大型倉庫。

更可怕的是,雜亂容易增加灰塵與過敏原孳生,呼吸系統疾病機率大增;心理學家也將「強迫囤積症候群」定義為一種心理失衡疾病,在一些有嚴重雜亂問題的家中,家庭成員多半患有焦慮症以及沮喪症。

許多家庭開始重整衣櫃、臥房、廚房、客廳,甚至生活習慣,藉由明確分類,下決心將不需要的東西「丟棄」,就可以輕鬆擺脫累積多年的雜物包袱,創造出更多的時間、空間,就能過更豐富、更快樂、減壓的生活。

 

7大超強最有效整理術

 

本刊根據多本整理術書籍,以及成功人士的智慧結晶,去蕪存菁分類後,一共歸納出七種方法,只要能融會貫通、積極運用,你也可以輕鬆成為超效率整理達人。

7大超強整理術


1. 掌握文件存放位置。
2. 將新文件、物品確實分類。
3.
制定物品、資訊保存期限。
4.
善用人脈整理工具。
5.
有效管理電腦檔案。
6.
整頓腦中資訊。
7.
減法的生活空間美學。

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